Cas client

Comment Mora Maastricht professionnalise la sécurité des visiteurs grâce à EVA et Brilliant.

Comment Mora Maastricht professionnalise la sécurité des visiteurs avec EVA et Brilliant

Dans l'usine de snacks de Mora Maastricht – partie de Van Geloven – un processus de production organisé avec précision opère quotidiennement pour des millions de croquettes, de boulettes et de frikandels. Mais en plus de la sécurité alimentaire sur la chaîne de production, il y a un autre processus tout aussi important : qui est autorisé à entrer sur le site, selon quelles conditions et comment garantir que cela est de manière prouvable sûr ?

Avec Sandra Thomann, conseillère HSE chez Mora Maastricht, et Gysbert Wind, directeur commercial et copropriétaire de EVA Solutions, nous avons discuté des défis autour de l'enregistrement des visiteurs, de la mise en œuvre de l'enregistrement des visiteurs EVA et des expériences pratiques rencontrées.

Sur la base de la collaboration existante avec Mora et Van Geloven, Brilliant a été impliqué en tant que partenaire en hygiène et partenaire de réflexion dans le cadre plus large de sécurité et d'hygiène dans lequel cette solution a été déployée.

« Comment se déroulait le processus d'enregistrement des visiteurs avant la mise en œuvre chez Mora ? »

Au sein de Van Geloven, un projet sur l'enregistrement des visiteurs avec l'aide d'EVA avait déjà été lancé à l'emplacement de Tilburg. Cette expérience a servi de point de départ pour examiner de manière critique le processus des visiteurs également à Maastricht.

« Nos visiteurs étaient encore inscrits manuellement dans un registre papier », raconte Sandra. « Cela fonctionnait peut-être à une époque, mais cela ne correspond plus aux exigences auxquelles nous devons maintenant répondre. »

Gysbert ajoute : « Un tel registre n'est pas conforme au RGPD, sujet aux erreurs et peu clair. Et vous ne pouvez pas prouver que les visiteurs ont réellement pris connaissance des règles de sécurité et d'hygiène. »

Bien que les instructions de sécurité et d'hygiène étaient disponibles chez Mora, elles n'étaient pas digitalisées et donc pas garanties. « Dans un environnement où la sécurité et la sécurité alimentaire jouent un rôle aussi important, ce n’est tout simplement pas suffisant », dit Gysbert. Et avec des exigences strictes de la part de l'IFS, du BRC et de la Food Defense, cela devient un risque de plus en plus grand.

« Pourquoi Mora a-t-elle choisi EVA ? »

Le choix d'EVA n'était pas un saut dans l'inconnu. Au sein de Van Geloven, le système était déjà connu et avait fait ses preuves.

« À Tilburg, on utilisait déjà EVA, mais à Maastricht, nous voulions nous appuyer sur cette expérience pour aller plus loin », explique Sandra. « C’est pourquoi nous avons opté ici pour trois bornes d’enregistrement fixes et un processus permettant aux visiteurs de s’enregistrer à l’avance et de recevoir automatiquement un badge. »

Pour Mora, cela a marqué une nouvelle étape vers la professionnalisation, en adéquation avec l’envergure et le dynamisme du site.

Que fait l'enregistrement des visiteurs d'EVA ?

EVA Solutions offre un système numérique qui aide les organisations à mieux gérer les flux de visiteurs, la présence et l'octroi d'accès sécurisé. Le système combine l'enregistrement des visiteurs avec des instructions claires de sécurité et d'hygiène, l'octroi d'accès via un code QR et un badge, et un enregistrement de présence actuel. De plus, EVA offre des rapports clairs qui soutiennent lors des audits et du plan d'urgence, permettant ainsi aux organisations de toujours pouvoir démontrer qui a été sur le terrain et quelles instructions ont été suivies.

“Brilliant connaît bien la pratique des entreprises alimentaires. Cette connaissance rend plus facile l'intégration d'une solution comme EVA au sein d'une organisation.” – Gysbert Wind, EVA Solutions

Comment fonctionne l'enregistrement des visiteurs EVA chez Mora Maastricht ?

Lorsque la visite est annoncée à l'avance, le visiteur reçoit automatiquement toutes les informations nécessaires. Pensez aux règles de la maison, aux instructions de sécurité et d'hygiène, à un lien vers la vidéo d'instruction obligatoire et à un code QR personnel. Tout est fait via une invitation centrale.

« Ce qui est pratique, c’est que vous pouvez envoyer une invitation EVA directement via Outlook », explique Sandra. « Cela le rend facile à utiliser pour nos collègues. Tout le monde utilise déjà Outlook, donc il n'est pas nécessaire d'apprendre quelque chose de nouveau à quelqu'un. »

Le jour de la visite, l'inscription se déroule tout aussi facilement. À l'arrivée, les visiteurs s'enregistrent à l'un des trois kiosques EVA situés à l'entrée. Ils scannent leur code QR, après quoi le système vérifie automatiquement si les instructions ont été entièrement suivies. Si tout est en ordre, un badge est immédiatement imprimé.

« Le badge sort immédiatement dès que vous scannez », dit Sandra. « Cela donne une impression professionnelle, tant pour nous que pour les visiteurs. Vous remarquez que cela inspire confiance. »

Pour les contractuels qui reviennent régulièrement, le processus est encore plus simple. Ils reçoivent un code QR permanent et n'ont pas besoin de visionner la vidéo d'instructions à chaque fois. Cela économise du temps et évite les temps d'attente inutiles, sans compromettre la sécurité.

« Comment s'est déroulée la mise en œuvre ? »

La mise en œuvre d’EVA a pris au total environ deux à trois mois et s’est déroulée, selon Mora comme EVA, avec une fluidité remarquable.

« Le projet avec Mora a démarré immédiatement grâce à des lignes de communication directes. La collaboration s’est très bien passée, ce qui nous a permis d’avancer rapidement », explique Gysbert.

EVA s’est chargée de l’aspect technique de la mise en œuvre. Le système a été configuré, connecté à Outlook et adapté aux bornes d’enregistrement et aux imprimantes. EVA a également accompagné les collaborateurs concernés afin qu’ils comprennent le fonctionnement du système et sachent ce qu’on attendait d’eux.

Au sein même de Mora, le projet a été soigneusement pris en charge et accompagné. Grâce à une bonne organisation interne du projet et à une répartition claire des responsabilités, EVA n’a pas été perçu comme « un nouveau système de plus », mais comme une partie intégrante du fonctionnement quotidien.

“Quels résultats concrets EVA a-t-elle apportés chez Mora ?”

Concrètement, EVA a apporté quatre choses chez Mora :

1. La réception est moins sollicitée

Depuis la mise en service du système d’enregistrement des visiteurs EVA, Mora Maastricht constate surtout un gain de sérénité et une meilleure visibilité dans son travail quotidien. Cela commence dès la réception. « La réception est vraiment soulagée », explique Sandra. « Moins de tâches manuelles, moins de risques d’erreurs et, par conséquent, beaucoup plus de sérénité. » Alors qu’auparavant, les visiteurs devaient s’inscrire manuellement et que les badges étaient délivrés sur place, ce processus est désormais en grande partie automatisé. Cela permet de gagner du temps, de réduire les risques d’erreurs et d’alléger la charge de travail du personnel.

2. Les informations nécessaires aux audits sont disponibles d'un simple clic

EVA apporte également un avantage immédiat en matière d'audits. Alors qu'auparavant, il fallait rassembler les informations au coup par coup, Mora dispose désormais de toutes les données d'un simple clic. « On voit exactement qui s'est rendu sur le terrain, quand les consignes ont été respectées et quelles règles ont été acceptées », explique Sandra. « Cela facilite énormément les audits. »

3. Une image professionnelle vis-à-vis des sous-traitants et des fournisseurs

De plus, EVA confère une image plus professionnelle auprès des sous-traitants et des fournisseurs. Le processus d'accueil est clair, uniforme et moderne. Les visiteurs savent ce qu'on attend d'eux et trouvent que la procédure d'enregistrement est logique et bien organisée.

4. Une plus grande uniformité au sein des sites de production de Van Geloven

Au sein de Van Geloven, l'uniformité joue également un rôle important. « Lorsque plusieurs sites utilisent EVA, nous parlons tous la même langue », explique Sandra. « Cela facilite grandement les choses en interne. »

« EVA résout-elle tout ? »

Non, et Sandra ne s'attend pas non plus à ce que ce système le fasse. Le comportement reste un travail humain.

« Une paire de lunettes de sécurité sur la casquette au lieu d’être sur le nez, ce n’est pas quelque chose que vous résolvez avec un logiciel, » dit Sandra d’un ton pragmatique. « Mais EVA nous offre un fondement solide. »

Ce fondement aide à rendre les discussions plus concrètes. Les employés et les visiteurs reçoivent les mêmes instructions à leur arrivée, au même moment et via le même système. « Vous pouvez maintenant dire : vous avez vu les règles à l'entrée. Cela rend la discussion beaucoup plus claire. »

À propos de la collaboration entre Mora et Brilliant Group

Le choix du système d'enregistrement des visiteurs EVA, y compris sa configuration, sa mise en œuvre et son développement continu, a été pris de manière entièrement autonome par Mora Maastricht, en collaboration directe avec EVA Solutions, sans que Brilliant ne joue de rôle actif dans ce processus. Parallèlement, Mora Maastricht collabore depuis longtemps avec Brilliant dans d’autres domaines liés à la sécurité et à l’hygiène. Citons notamment les équipements de protection individuelle, les solutions de sécurité et les concepts contribuant à un environnement de travail sûr et bien organisé. “Of het nu gaat om PBM’s of andere veiligheidsoplossingen: we weten dat Brilliant snel schakelt,” vertelt Sandra. “Je stelt een vraag en krijgt gewoon snel een helder antwoord.” Die samenwerking kenmerkt zich volgens haar vooral door een prettige balans. “Niet te veel contact, niet te weinig; precies goed. Daar houd ik van.”

À propos de la collaboration entre EVA Solutions et Brilliant Group

Dans le cadre de la collaboration existante, Brilliant constate souvent chez les entreprises agroalimentaires où les processus peuvent être aménagés de manière plus intelligente et moins intensive. Lorsque des signaux émergent autour des flux de visiteurs, de l'enregistrement ou de la garantie de sécurité, le dialogue est engagé. Si la solution EVA Bezoekersregistratie s'avère être appropriée, cette possibilité est discutée et une première réunion conjointe avec EVA s'ensuit.

La mise en œuvre technique ultérieure et le développement continu du système se déroulent ensuite en contact direct avec EVA Solutions. Brilliant reste impliqué en tant que partenaire de réflexion dans la pratique des environnements de production alimentaire. Non pas en prenant en charge le projet, mais en réfléchissant et en connectant là où cela ajoute de la valeur dans le cadre plus large de la sécurité et de l'hygiène.

En conclusion

Grâce à EVA Bezoekersregistratie, Mora Maastricht dispose aujourd'hui d'un processus d'accueil des visiteurs qui répond aux exigences d'un environnement moderne de production alimentaire. Le résultat :