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Surveillance avec Taakmanager chez Goedhart
La digitalisation des listes et des audits n'est plus un problème. La gestion de la sortie, le suivi et l'amélioration continue sont d'un autre ordre. Ici, Taakmanager offre une solution. Dans ce cas client, un exemple pratique de Taakmanager chez Goedhart à Kerkrade, une boulangerie industrielle.
Avoir le plan de nettoyage, les contrôles et les audits quotidiennement et en temps réel visibles sur n'importe quel appareil de l'entreprise.
Nous avons un plan de nettoyage où tout est organisé et fixé sur papier. Il y a beaucoup d'informations disponibles sur les rondes de contrôle et les audits, mais celles-ci étaient contenues dans des fichiers Excel séparés, très peu clairs. L'un sur les moyens utilisés, un autre sur les méthodologies et un autre sur la planification.
En définissant clairement la planification, qui fait quoi et la description des tâches avec toutes les informations nécessaires telles que la documentation sur le détergent, les fiches de sécurité et les instructions de travail, il n'y a plus de questions sur la façon dont quelque chose doit être fait. Si quelque chose change, il est facile de l'adapter, comme par exemple une nouvelle version d'une fiche produit lors d'un changement de désinfectant.
Nous n'avions pas encore de plan de nettoyage actuel et précis, nous sommes donc partis de zéro. Il existait bien des listes, mais pas de véritable plan. Le personnel de nettoyage connaissait beaucoup de choses, mais celles-ci n'étaient souvent pas consignées (correctement). Task Manager nous a aidés à tout répertorier de manière claire et ordonnée.
Actuellement, le système fonctionne et je n'ai besoin de me connecter qu'une à deux fois par semaine pour vérifier que tout se passe bien. Je regarde les tâches en attente, je vérifie ce qui a été fait et je vois s'il y a des ajustements à apporter. ''Nous avons vraiment besoin de moins de temps pour effectuer les enregistrements''. La maintenance, la gestion et la communication sont très simples. Task Manager fonctionne sur les tablettes, les téléphones et les ordinateurs de bureau.
En raison du coronavirus, toute la mise en œuvre s'est faite à distance via Microsoft Teams, ce qui n'a posé aucun problème à aucune des parties.
Lors du dernier audit, la question suivante a été posée: ''Que s'est-il passé à telle date dans tel service spécifique?''. Auparavant, il fallait fouiller dans les dossiers ou chercher dans le fichier Excel, mais désormais, une simple recherche permet d'afficher à l'écran toutes les données, y compris les actions correctives et les améliorations. Notre auditeur était enthousiaste et a trouvé que tout semblait en ordre. Il était particulièrement satisfait de constater que le plan de nettoyage dans le gestionnaire de tâches était bien conçu et surtout à jour. Une belle satisfaction !
Toutes les informations que vous entrez dans le système peuvent également être extraites et affichées de manière claire dans le tableau de bord du gestionnaire de tâches, qui est très certainement utilisé. Nous veillons à ce que les informations de gestion soient fournies et nous essayons chaque lundi de passer en revue le tableau de bord avec l'équipe de direction afin de voir ce qui a été fait et ce qui ne l'a pas été, et pourquoi. Obtenir plus de contrôle et de visibilité.
