In de snackfabriek van Mora Maastricht – onderdeel van Van Geloven – draait dagelijks een strak georganiseerd productieproces voor miljoenen kroketten, bitterballen en frikandellen. Maar naast voedselveiligheid op de productielijn is er nog een ander proces dat minstens zo belangrijk is: wie mag het terrein op, onder welke voorwaarden en hoe borg je dat aantoonbaar veilig?
Samen met Sandra Thomann, HSE-adviseur bij Mora Maastricht, en Gysbert Wind, commercieel directeur en mede-eigenaar van EVA Solutions, gingen we in gesprek over de uitdagingen rondom bezoekersregistratie, de implementatie van EVA Bezoekersregistratie en de ervaringen in de praktijk.
Vanuit de bestaande samenwerking met Mora en Van Geloven was Brilliant betrokken als hygiënepartner en sparringpartner binnen het bredere veiligheids- en hygiënekader waarin deze oplossing is uitgerold.
Binnen Van Geloven was al eerder een traject gestart rondom bezoekersregistratie met behulp van EVA op de locatie in Tilburg. Die ervaring vormde het startpunt om ook in Maastricht kritisch naar het bezoekersproces te kijken.
“Bezoekers werden bij ons nog handmatig ingeschreven in een papieren logboek,” vertelt Sandra. “Dat werkte misschien ooit prima, maar het past niet meer bij de eisen waar we nu aan moeten voldoen.”
Gysbert vult aan: “Zo’n logboek is niet AVG-proof, foutgevoelig en onoverzichtelijk. En je kunt niet aantonen dat bezoekers de veiligheids- en hygiëneregels daadwerkelijk hebben doorgenomen.”
Hoewel veiligheids- en hygiëne-instructies binnen Mora wel beschikbaar waren, waren deze niet gedigitaliseerd en dus ook niet geborgd. “In een omgeving waar veiligheid en voedselveiligheid zo’n grote rol speelt, is dat simpelweg niet voldoende.” Zegt Gysbert. En met strenge eisen vanuit IFS, BRC en Food Defense, wordt dit een steeds groter risico.
De keuze voor EVA was geen sprong in het diepe. Binnen Van Geloven was het systeem al bekend en bewezen.
“In Tilburg werd al gewerkt met EVA, maar in Maastricht wilden we daarop voortbouwen en het verder doorontwikkelen,” legt Sandra uit. “Daarom hebben we hier gekozen voor drie vaste aanmeldzuilen en een proces waarbij bezoekers zich vooraf aanmelden en automatisch een badge krijgen.”
Voor Mora betekende dit een volgende stap in professionalisering, passend bij de schaal en dynamiek van de locatie.
EVA Solutions biedt een digitaal systeem dat organisaties helpt om grip te krijgen op bezoekersstromen, aanwezigheid en veilige toegangsverlening. Het systeem combineert bezoekersregistratie met duidelijke veiligheids- en hygiëne-instructies, toegangsverlening via QR-code en badge en actuele aanwezigheidsregistratie. Daarnaast biedt EVA inzichtelijke rapportages die ondersteunen bij audits en BHV, zodat organisaties altijd kunnen aantonen wie er op het terrein is geweest en welke instructies zijn gevolgd.
“Brilliant kent de praktijk van foodbedrijven goed. Juist die kennis maakt het makkelijker om een oplossing als EVA goed te laten landen binnen een organisatie.” – Gysbert Wind, EVA Solutions
Wanneer een bezoek vooraf wordt aangemeld, ontvangt de bezoeker automatisch alle benodigde informatie. Denk aan de huisregels, de veiligheids- en hygiëne-instructies, een link naar de verplichte instructievideo én een persoonlijke QR-code. Alles gebeurt vanuit één centrale uitnodiging.
“Het handige is dat je via Outlook direct een EVA-uitnodiging kunt versturen,” vertelt Sandra. “Dat maakt het laagdrempelig in gebruik voor onze collega’s. Iedereen werkt al met Outlook, dus je hoeft niemand iets nieuws aan te leren.”
Op de dag van het bezoek verloopt de aanmelding net zo soepel. Bij aankomst melden bezoekers zich bij één van de drie EVA-aanmeldzuilen bij de entree. Ze scannen hun QR-code, waarna het systeem automatisch controleert of de instructies volledig zijn gevolgd. Is alles in orde, dan wordt direct een badge geprint.
“De badge rolt er meteen uit zodra je scant,” zegt Sandra. “Dat voelt professioneel, zowel voor ons als voor de bezoekers. Je merkt dat het vertrouwen geeft.”
Voor contractors die regelmatig terugkomen, is het proces nog eenvoudiger. Zij krijgen een doorlopende QR-code en hoeven de instructievideo niet iedere keer opnieuw te bekijken. Dat scheelt tijd en voorkomt onnodige wachttijden, zonder dat de veiligheid in het gedrang komt.
De implementatie van EVA nam in totaal zo’n twee tot drie maanden in beslag en verliep volgens zowel Mora als EVA opvallend soepel. “Het traject met Mora is direct opgepakt door de korte lijnen. De samenwerking verliep prettig en daardoor konden we snel doorpakken,” vertelt Gysbert.
EVA nam daarbij de technische kant van de implementatie op zich. Het systeem werd ingericht, gekoppeld aan Outlook en afgestemd op de aanmeldzuilen en printers. Ook begeleidde EVA de betrokken medewerkers, zodat zij wisten hoe het systeem werkte en wat er van hen werd verwacht.
Binnen Mora zelf werd het traject zorgvuldig opgepakt en begeleid. Door het project intern goed te organiseren en verantwoordelijkheid te beleggen, werd EVA niet gezien als ‘een nieuw systeem erbij’, maar als een vast onderdeel van de dagelijkse werkwijze.
Concreet heeft EVA bij Mora vier dingen opgeleverd:
Sinds EVA Bezoekersregistratie in gebruik is, merkt Mora Maastricht vooral rust en overzicht in het dagelijkse werk. Dat begint al bij de receptie. “De receptie is echt ontlast,” vertelt Sandra. “Minder handmatig werk, minder kans op fouten en daardoor gewoon veel meer rust.” Waar bezoekers zich eerder handmatig moesten inschrijven en badges ter plekke werden geregeld, verloopt dat nu grotendeels automatisch. Dat scheelt tijd, foutgevoeligheid en druk op medewerkers.
Ook richting audits levert EVA direct voordeel op. Waar voorheen informatie bij elkaar gezocht moest worden, heeft Mora nu met één druk op de knop inzicht. “Je ziet precies wie er op het terrein is geweest, wanneer instructies zijn gevolgd en welke regels zijn geaccepteerd,” zegt Sandra. “Dat scheelt enorm bij audits.”
Daarnaast zorgt EVA voor een professionelere uitstraling richting contractors en leveranciers. Het ontvangstproces is duidelijk, uniform en modern. Bezoekers weten wat er van hen verwacht wordt en ervaren het aanmelden als logisch en georganiseerd.
Binnen Van Geloven speelt ook uniformiteit een belangrijke rol. “Als meerdere locaties EVA gebruiken, spreken we dezelfde taal,” legt Sandra uit. “Dat maakt het intern veel makkelijker.”
Nee, en dat verwacht Sandra ook niet van dit systeem. Gedrag blijft mensenwerk.
“Een veiligheidsbril op het petje in plaats van op de neus los je niet op met software,” zegt Sandra nuchter. “Maar EVA geeft ons wel een stevig fundament.”
Dat fundament helpt om gesprekken concreter te maken. Medewerkers en bezoekers krijgen bij binnenkomst dezelfde instructies, op hetzelfde moment en via hetzelfde systeem. “Je kunt nu zeggen: je hebt de regels gezien bij binnenkomst. Dat maakt het gesprek veel duidelijker.”
De keuze voor EVA Bezoekersregistratie, inclusief inrichting, implementatie en doorontwikkeling, is volledig zelfstandig opgepakt door Mora Maastricht in directe samenwerking met EVA Solutions, zonder actieve rol van Brilliant in het traject. Tegelijkertijd werkt Mora Maastricht al langere tijd samen met Brilliant op andere gebieden rondom veiligheid en hygiëne. Denk aan persoonlijke beschermingsmiddelen, veiligheidsoplossingen en concepten die bijdragen aan een veilige en overzichtelijke werkomgeving.
“Of het nu gaat om PBM’s of andere veiligheidsoplossingen: we weten dat Brilliant snel schakelt,” vertelt Sandra. “Je stelt een vraag en krijgt gewoon snel een helder antwoord.” Die samenwerking kenmerkt zich volgens haar vooral door een prettige balans. “Niet te veel contact, niet te weinig; precies goed. Daar houd ik van.”
Vanuit de bestaande samenwerking ziet Brilliant bij foodbedrijven vaak waar processen slimmer en minder arbeidsintensief ingericht kunnen worden. Wanneer signalen ontstaan rondom bezoekersstromen, registratie of veiligheidsborging, wordt daarover het gesprek aangegaan. Als blijkt dat EVA Bezoekersregistratie een passende oplossing kan zijn, wordt die mogelijkheid besproken en volgt het eerste gezamenlijke gesprek met EVA.
De verdere technische implementatie en doorontwikkeling van het systeem verloopt vervolgens in direct contact met EVA Solutions. Brilliant blijft daarbij betrokken als sparringpartner vanuit de praktijk van foodproductieomgevingen. Niet door het traject over te nemen, maar door mee te denken en te verbinden waar dat waarde toevoegt binnen het bredere veiligheids- en hygiënekader.
Dankzij EVA Bezoekersregistratie beschikt Mora Maastricht vandaag over een bezoekersproces dat past bij de eisen van een moderne foodproductieomgeving. Het resultaat:
En dat alles in een fabriek waar dagelijks miljoenen snacks van de band rollen.
Meer weten over EVA Bezoekersregistratie? Neem contact met ons op via het contactformulier.
