Het digitaliseren van lijstjes en audits is niet langer een issue. Het managen van de output, de opvolging en het continue verbeteren is van een andere orde. Hier biedt Taakmanager uitkomst. In deze klantcase een praktijkvoorbeeld van Taakmanager bij Borgesius in Kerkrade, een industriële bakkerij.
De uitdaging: om het schoonmaakplan, controles en audits dagelijks en realtime inzichtelijk te hebben op ieder willekeurig device in het bedrijf.
We hebben een schoonmaakplan waarin alles op papier geregeld is en vast ligt. Er is volop informatie beschikbaar van controle rondes en audits maar dit waren losse Excel-bestanden, erg onoverzichtelijk. Eén over de gebruikte middelen, één over de methodieken en een ander over de planning.
“Met Excel altijd lijstjes uitprinten, invullen, controleren, aftekenen, opslaan en beheren, dit is veel werk”
We zagen door de bomen het bos niet meer. We zijn opzoek gegaan naar een manier om dat goed op orde te krijgen en uiteindelijk minder tijd er aan te moeten besteden.
In een grote industriële bakkerij is het een grote uitdaging het schoonmaakplan bij iedereen goed bekend te maken zodat bijvoorbeeld het schoonmaakteam weet wat er moet gebeuren, hoe het moet gebeuren, met welke middelen en dat ze uiteindelijk ook kunnen laten zien wanneer wat gebeurt is als bewijsvoering tijdens audits.
Door het duidelijk invoeren van de planning, wie wat doet en de omschrijving van taken met daarbij alle benodigde informatie zoals documentatie over reinigingsmiddel, veiligheidsbladen en werkinstructie, komen er geen vragen meer over hoe iets gedaan moet worden. Als er iets veranderd dan is dat eenvoudig aan te passen zoals bijvoorbeeld een nieuwe versie van een productinformatieblad bij wisseling van bijvoorbeeld een desinfectiemiddel.
“We kunnen in Taakmanager foto’s nemen om het eindresultaat na schoonmaak vast te leggen of problemen die er zijn te melden met daarbij een foto”
Taakmanager voldoet aan Plan-Do-Check-Act (PDCA) cyclus, we plannen dus de schoonmaak, registreren de uitvoering, controleren de uitvoering en indien er afwijkingen zijn kunnen we dit weer corrigeren doormiddel van een ‘Ad-Hoc’ taak.
We zijn klein gestart met de schoonmaak, het schoonmaakplan van de productie zit in Taakmanager maar ook het deel facilitair, dagelijkse taken zoals toiletten en dergelijke.
Maar we gaan verder, we zijn gestart met diverse controles en checklijsten voor de teamleiders in het systeem te zetten. Ook hier zijn we dan af van losse lijstjes en kunnen we digitaliseren en verbeterprocessen in gang zetten.
We hadden nog geen actueel en kloppend schoonmaakplan dus zijn we vanaf nul begonnen.
Er waren wel lijsten maar geen echt plan, veel was bekend bij de schoonmaker maar was vaak niet (juist) vastgelegd. Taakmanager heeft ons geholpen alles netjes en overzichtelijk in kaart te brengen.
Op dit moment draait het systeem en kan ik volstaan met 1 à 2 keer per week in te loggen en te kijken hoe alles loopt. Kijken wat er aan taken open staat, controleren wat er gedaan is en waar het nodig is om bij te sturen.
“We hebben echt minder tijd nodig om de registraties te doen”
Het onderhoud en beheer en de communicatie is heel eenvoudig. Taakmanager draait op tablets, telefoons en op desktops.
Door corona is de gehele implementatie op afstand gedaan via Microsoft Teams, dit was voor geen van de partijen een probleem.
Tijdens de laatste audit de vraag kwam een controle vraag ‘Wat is er op die en die datum gebeurt op die specifieke afdeling?’
Vroeger ging je dan de mappen in duiken of zoeken in de Excel map, nu kun je met eenvoudig zoeken alle data inclusief corrigerende acties en verbeteringen op het scherm laten zien. Onze auditor was enthousiast en vond het er goed uit zien. Vooral goed om te horen dat het reinigingsplan in Taakmanager goed in elkaar zat en vooral actueel is. Een mooie opsteker
Alle informatie die je in het systeem stopt kun je er ook weer uit halen en overzichtelijk in beeld krijgen met het Taakmanager Dashboard, deze wordt zeer zeker gebruikt.
“Het was mooi om te zien dat we de afgelopen 2 weken 100% score van uitvoer van taken hadden”
We zorgen ervoor dat de managementinformatie wordt aangereikt en we trachten iedere maandag het Dashboard met het MT door te nemen om te kijken wat er wel en niet gedaan is en waarom dat niet gedaan is. Meer controle en inzicht krijgen.
Brilliant is de specialist voor de top van voedselverwerkende bedrijven op het gebied van hygiëne en voedselveiligheid. Door strategische partnerschappen en meer dan 20 jaar ervaring in de branche hebben we de benodigde kennis en expertise in huis om de personen, het productiebedrijf en het productieproces optimaal te beschermen.
Brilliant Group B.V.
